Si reclutas en una empresa donde el equipo de talento son dos personas, o solo tú, los KPIs de reclutamiento suenan a cosa de corporativo: un analista dedicado, un dashboard que nadie abre. La realidad es más simple. Con siete métricas y una hoja de cálculo puedes saber más de tu operación que muchas áreas de RRHH con software caro. La condición es medir poco y usar cada número para decidir algo.

Llámalas métricas, KPIs o indicadores de reclutamiento y selección; el nombre importa menos que el uso. Aquí van las siete que valen tu tiempo, con su fórmula, la decisión que sostienen y un rango de referencia realista para México. Al final van los errores más comunes y la lámina para dirección.

Los KPIs de reclutamiento que sí importan

1. Time to hire

Son los días que pasan desde que el candidato contratado entró a tu proceso hasta que aceptó la oferta. La fórmula: fecha de aceptación menos fecha de postulación de esa persona. Mide la velocidad del proceso tal como la vive el candidato, que decide si te espera o acepta otra oferta.

Te ayuda a decidir dónde recortar pasos. Si tu time to hire es de 35 días y 20 se van entre la entrevista de RRHH y la del jefe de área, el problema no es la bolsa de trabajo, es la agenda. Referencia para México: 10 a 20 días en puestos operativos y 25 a 40 en profesionales o especializados. Si andas muy arriba, aquí explicamos cómo reducir el time to hire sin bajar la calidad del filtro.

2. Time to fill

Cuenta los días desde que se abrió la requisición hasta que alguien aceptó la oferta. Se parece al anterior pero mide otra cosa: cuánto tiempo estuvo vacío el puesto, que es lo que le duele al negocio.

Sirve para poner expectativas con el área solicitante y para planear. Si cubrir un puesto de contador te toma 40 días, la requisición se abre 40 días antes de la fecha en que lo necesitas, no cuando el anterior ya se fue. Rangos razonables en México: 15 a 30 días en operativos, 30 a 45 en administrativos y profesionales, 45 a 90 en TI y perfiles escasos, con variación fuerte por ciudad y sueldo.

3. Costo por contratación

Suma el gasto de reclutamiento del periodo (bolsas de trabajo, LinkedIn, headhunters, bonos por referidos, ferias de empleo) y divídelo entre las contrataciones cerradas en ese mismo periodo. La versión purista agrega el costo del tiempo interno; si apenas empiezas, mide solo el gasto externo y sé consistente.

La decisión que sostiene es de presupuesto. Una publicación en OCC o Computrabajo cuesta entre 1,000 y 3,000 pesos; un headhunter cobra de 13% a 20% del sueldo bruto anual. Como referencia, cubrir un puesto operativo en México puede salir en 3,000 a 8,000 pesos y uno profesional entre 15,000 y 40,000 si lo trabaja tu equipo.

4. Calidad de contratación (retención a 90 días)

De cada diez personas que contrataste hace un trimestre, cuántas siguen. Se calcula así: contratados activos a los 90 días entre el total de contratados del periodo, por 100. Es un proxy imperfecto de calidad, pero es el más honesto que puedes obtener sin evaluaciones formales.

Te dice si el problema está en la selección o después de ella. Si la gente se va en las primeras dos semanas, algo se prometió mal; si se va al mes dos, revisa el onboarding y al jefe directo. En sectores de alta rotación en México (call centers, retail, manufactura, seguridad) sostener entre 70% y 85% a los 90 días ya es buen resultado; en puestos corporativos deberías andar arriba de 90%. Complementa con una pregunta al jefe a los tres meses: la volverías a contratar, sí o no.

5. Tasa de aceptación de ofertas

Ofertas aceptadas entre ofertas extendidas, por 100. Es la métrica que más rápido detecta un problema de sueldo o de proceso, porque el rechazo llega al final, cuando ya invertiste semanas.

Arriba de 85% vas bien. Entre 70% y 85%, revisa el timing: muchas ofertas se pierden porque tardaste una semana en armarla y el candidato ya tenía otra. Debajo de 70%, el problema suele ser dinero: tu banda salarial se quedó atrás del mercado o, en perfiles de TI, pierdes contra la contraoferta del empleador actual.

6. Conversión por etapa del embudo

Qué porcentaje de candidatos pasa de una etapa a la siguiente. Un embudo típico: de 120 CVs, 15 pasan el filtro, 8 llegan a entrevista, 3 forman la terna final y 1 recibe oferta. Los números exactos importan menos que la forma: lo que buscas es el cuello de botella.

Si de 200 postulaciones solo 4 son entrevistables, tu vacante está mal redactada o publicada en el canal equivocado. Si entrevistas a 12 personas para hacer una sola oferta, tu filtro de CV deja pasar de más y ese error lo pagas en horas de entrevista. Cada tramo apunta a un arreglo distinto.

7. Fuente de contratación

De dónde salieron las personas que sí contrataste. El conteo simple por fuente ya es útil; la versión completa cruza fuente con costo y con retención a 90 días. Ahí aparecen sorpresas: la bolsa que te manda 300 CVs a veces produce menos contrataciones que los referidos de tus empleados, y con mejor permanencia.

La decisión es directa: dónde poner el dinero el próximo trimestre. Si Computrabajo te da volumen para operativos, OCC funciona en administrativos y LinkedIn solo se justifica en perfiles especializados, tu gasto debería reflejar eso. El requisito es registrar la fuente de cada candidato desde el primer día, porque reconstruirla después es casi imposible.

Cómo llevarlas en una hoja de cálculo

No necesitas un BI. Una hoja con tres pestañas alcanza:

  1. Una pestaña de vacantes con una fila por requisición: puesto, área, fecha de apertura, fecha de aceptación de la oferta, fuente del contratado, ofertas extendidas, gasto externo y fecha de baja si ocurre antes de los 90 días.
  2. Una pestaña de candidatos para el embudo, con una fila por persona: vacante, fuente, fecha de postulación y última etapa alcanzada.
  3. Una pestaña de resumen que calcule promedios y porcentajes por trimestre y por tipo de puesto.

Dos hábitos hacen la diferencia. Captura las fechas cuando pasan, no a fin de mes y de memoria. Y no agregues columnas de más: cada campo extra es fricción, y la hoja que no se llena no sirve. Con un formato corto, diez minutos a la semana bastan.

Los errores que vuelven inútil cualquier métrica

  • Medir 20 cosas desde el primer mes. Terminas con celdas vacías y sin confianza en ningún número. Arranca con cuatro (time to fill, costo, aceptación de ofertas y retención a 90 días) y suma después las demás.
  • Celebrar vanity metrics. Las 500 postulaciones que llegaron no dicen nada si solo 3 personas eran entrevistables; el volumen de CVs es el número más fácil de inflar y el que menos decisiones sostiene.
  • Promediar todo junto. Un promedio general mezcla al cajero que cubriste en una semana con el gerente que tomó dos meses, y el resultado no describe a ninguno. Separa por tipo de puesto antes de concluir.
  • Medir sin actuar. Si llevas tres meses viendo caer la aceptación de ofertas y no has movido tu banda salarial ni tus tiempos de respuesta, la métrica dejó de ser información y se volvió decoración.

Cómo presentarlo a dirección en una lámina

A la dirección no le lleves la hoja de cálculo. Llévale una sola lámina con cuatro números grandes: time to fill, costo por contratación, aceptación de ofertas y retención a 90 días. Junto a cada número, su tendencia contra el trimestre anterior y una línea de contexto. Abajo, una única decisión que propones, por ejemplo mover presupuesto de una bolsa que no rinde hacia un bono de referidos.

Traduce a dinero y riesgo, que es el idioma de ese foro. Una vacante de vendedor abierta 45 días equivale a seis semanas de cuota que nadie persiguió; una baja al mes dos obliga a pagar dos veces el mismo proceso. Cuando los números llegan con una propuesta concreta, la junta dura diez minutos y sales con algo aprobado.

Por dónde empezar

Abre la hoja hoy con las vacantes activas y captura hacia adelante; no intentes reconstruir el semestre pasado. En un trimestre tendrás tu primera lectura real y en dos, tendencias.

La parte pesada no es calcular, es capturar: registrar cada CV revisado y la etapa y la fuente de cada candidato. Si eso es lo que te frena, una herramienta como Qualifly AI documenta el embudo mientras trabajas: evalúa los CVs contra tus criterios con una justificación por candidato y registra cada etapa, así las métricas salen de la operación diaria sin captura extra. La decisión de a quién contratar sigue siendo tuya; lo que cambia es que ahora tienes números para defenderla.